Dokumen yang aman di server belum tentu tetap aman setelah dikirim ke printer. Pada lingkungan dengan banyak pengguna, dokumen dapat tertinggal di output tray, tercetak oleh orang yang salah, atau diambil sebelum pemiliknya datang ke perangkat.
Apa Itu Secure Print?
Secure Print menahan pekerjaan cetak sampai pengguna melakukan autentikasi di perangkat. Dokumen baru keluar setelah pemiliknya hadir, sehingga risiko dokumen sensitif tertinggal di tray dapat dikurangi.
Apa Itu User Authentication?
User authentication memastikan perangkat mengenali siapa yang menggunakan fungsi print, copy, atau scan. Identitas dapat digunakan untuk menerapkan hak akses, kebijakan cetak, dan pencatatan aktivitas.
Kapan Fitur Ini Mulai Penting?
Secure Print dan autentikasi menjadi semakin relevan ketika printer digunakan bersama banyak divisi, menangani dokumen HR, finance, legal, kesehatan, data pelanggan, atau dokumen internal yang tidak boleh terlihat sembarang orang.
Bukan Hanya Masalah Kerahasiaan
Autentikasi juga dapat mendukung kontrol biaya. Perusahaan dapat mengetahui pola penggunaan, membatasi fungsi tertentu, atau menerapkan kebijakan color print berdasarkan kebutuhan pengguna.
Pull Printing Mengurangi Salah Ambil Dokumen
Dalam skema pull printing, pekerjaan tidak terikat pada satu perangkat sejak awal. Pengguna dapat mengirim pekerjaan ke antrean lalu melepaskannya pada perangkat yang tersedia setelah autentikasi. Pendekatan ini membantu mengurangi abandoned print dan meningkatkan fleksibilitas.
Perlu Software Tambahan atau Tidak?
Kebutuhan implementasi tergantung lingkungan perusahaan. Sebagian perangkat memiliki fitur keamanan bawaan, sedangkan lingkungan yang membutuhkan kebijakan, audit log, pull printing, dan pengelolaan pengguna terpusat dapat memerlukan solusi managed print atau print management.
Mulai dari Risiko dan Pola Penggunaan
Sebelum menentukan solusi, petakan jenis dokumen, jumlah pengguna, lokasi printer, kebutuhan audit, dan siapa yang boleh menggunakan fungsi tertentu. Untuk lingkungan bisnis dengan kebutuhan perangkat sekaligus layanan, lihat sewa mesin fotocopy untuk perusahaan atau pelajari solusi pengelolaan print di PT. Nusaprint Dokumen Solusindo.
Kesimpulan
Secure Print dan user authentication dibutuhkan ketika perusahaan ingin mengurangi risiko dokumen terbuka, mengontrol akses, meningkatkan akuntabilitas, dan memahami penggunaan perangkat. Implementasinya sebaiknya disesuaikan dengan risiko, jumlah pengguna, dan kompleksitas lingkungan print.
