Managed Print Services (MPS) adalah pendekatan untuk mengelola lingkungan print perusahaan secara menyeluruh, bukan sekadar menyewa atau memasang printer. Fokusnya mencakup perangkat, volume, biaya, supplies, service, security, policy, dan data penggunaan.
Bagi perusahaan dengan beberapa perangkat, banyak user, atau biaya cetak yang sulit dikendalikan, MPS dapat membantu membuat print environment lebih terukur. Namun MPS tidak selalu diperlukan untuk setiap kantor. Karena itu, langkah awal yang benar adalah memahami kapan kebutuhan sudah cukup kompleks untuk dikelola sebagai sebuah sistem.
Sewa berfokus pada penggunaan perangkat dan dukungan layanan selama masa kontrak. MPS memiliki cakupan yang lebih luas karena melihat seluruh lingkungan print: jumlah perangkat, penempatan, utilisasi, volume, cost per page, supplies, security, user policy, dan lifecycle.
Untuk pembahasan skema sewa, lihat Sewa Mesin Fotokopi untuk Bisnis.
Sebelum melakukan perubahan fleet, perusahaan perlu memahami kondisi saat ini. Assessment biasanya melihat jumlah perangkat, lokasi, volume, jenis pekerjaan, biaya, service history, kebutuhan user, security, dan workflow dokumen.
Untuk evaluasi awal, gunakan Print Environment Assessment.
Tujuannya bukan mengurangi printer sebanyak mungkin, tetapi menempatkan jumlah dan kelas perangkat yang tepat di lokasi yang tepat. Konsolidasi berlebihan dapat menciptakan bottleneck dan single point of failure.
Data meter, volume, error, utilization, supplies, dan pola penggunaan membantu perusahaan mengambil keputusan berdasarkan fakta. Print analytics juga membantu melihat perangkat yang terlalu sibuk, terlalu jarang digunakan, atau memiliki biaya tinggi.
Untuk pembahasan MPS yang lebih mendalam, lihat MPSIndonesia.com.
MPS dapat membantu mengurangi kondisi toner habis mendadak maupun stok berlebihan. Visibility terhadap level supplies dan pola konsumsi membuat replenishment lebih terencana.
Layanan tidak hanya menunggu mesin rusak. Preventive maintenance, response time, escalation, dan service history membantu meningkatkan uptime serta mengurangi gangguan berulang.
Print policy dapat mencakup default duplex, default mono, pembatasan warna, quota, atau aturan berdasarkan user dan departemen. Tujuannya bukan sekadar membatasi, tetapi memastikan penggunaan sesuai kebutuhan bisnis.
Untuk dokumen sensitif, authentication dan Secure Print membantu memastikan dokumen dilepas oleh user yang berwenang. Ini relevan pada finance, HR, legal, management, healthcare, dan area kerja bersama.
Printer modern adalah endpoint jaringan. Firmware, administrator access, protocol control, secure configuration, dan monitoring perlu dikelola bersama kebijakan IT lainnya.
Lihat juga pillar Teknologi & Keamanan Printer untuk Bisnis.
MPS modern dapat bersinggungan dengan scan workflow dan document process. Namun kebutuhan DMS atau workflow digital harus dinilai terpisah agar solusi tidak menjadi terlalu kompleks.
Standardisasi beberapa kelas perangkat dapat menyederhanakan driver, supplies, konfigurasi, training user, dan support. Ini juga membantu lifecycle planning dan procurement.
MPS membantu perusahaan mengetahui kapan perangkat masih layak dipertahankan, kapan perlu di-refresh, dan kapan kapasitas harus dinaikkan atau diturunkan berdasarkan data penggunaan.
Efisiensi biaya penting, tetapi nilai MPS juga berasal dari uptime, visibility, security, user experience, governance, dan kemampuan IT untuk fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.
Kantor kecil dengan satu atau dua perangkat, volume rendah, dan struktur support sederhana mungkin belum memerlukan program MPS penuh. Dalam kondisi seperti ini, sewa dengan service yang baik atau Printer Management System sederhana bisa lebih proporsional.
Baca juga Printer Management System untuk Perusahaan.
Managed Print Services paling relevan ketika lingkungan print sudah cukup kompleks sehingga perangkat, biaya, supplies, service, security, dan policy perlu dikelola sebagai satu sistem.
Untuk perusahaan yang belum sampai pada tahap tersebut, langkah yang lebih sederhana seperti right sizing, sewa terstruktur, atau printer management dapat menjadi titik awal. Assessment membantu menentukan level pengelolaan yang tepat.
Ingin mengetahui apakah lingkungan print perusahaan sudah membutuhkan MPS?
Mulai Print Environment Assessment
Pelajari solusi MPS Nusaprint
Managed Print Services Nusaprint
