Sebelum meminta penawaran sewa mesin fotocopy, perusahaan sebaiknya menyiapkan data kebutuhan dasar. Informasi yang jelas membantu penyedia layanan merekomendasikan perangkat dan skema kontrak yang lebih tepat.
Catat Jumlah Pengguna
Jumlah pengguna memengaruhi kelas perangkat, kecepatan, kapasitas tray, kebutuhan jaringan, dan potensi antrean. Satu workgroup kecil tentu berbeda dengan mesin utama yang digunakan beberapa divisi.
Pisahkan Volume Mono dan Color
Gunakan data meter jika tersedia. Jika belum, buat estimasi berdasarkan aktivitas bulanan. Memisahkan volume mono dan color membantu penyusunan biaya dan konfigurasi lebih akurat.
Tentukan A3 atau A4
Jangan otomatis memilih A3 jika kebutuhan dokumen sebenarnya hanya A4. Sebaliknya, pastikan perangkat mendukung A3 jika perusahaan sering menangani dokumen berukuran besar.
Identifikasi Kebutuhan Scan
Perhatikan volume scan, kebutuhan duplex, ADF, scan to email, folder jaringan, atau workflow tertentu. Pada beberapa perusahaan, kebutuhan scan bahkan lebih penting daripada print.
Tentukan Lokasi Pemasangan
Lokasi memengaruhi dukungan teknis dan distribusi supplies. Untuk kebutuhan di Jawa Timur, lihat cakupan sewa mesin fotocopy untuk perusahaan dan halaman kota yang sesuai.
Periksa Cakupan Service
Pastikan penawaran menjelaskan maintenance, parts, toner, consumable, response time, dan mekanisme eskalasi. Dua penawaran dengan harga bulanan sama dapat memberikan cakupan layanan yang berbeda.
Tentukan Durasi dan Rencana Pertumbuhan
Perkirakan perubahan jumlah pengguna, ekspansi kantor, relokasi, atau pertumbuhan volume. Kontrak sewa sebaiknya cukup fleksibel untuk mengantisipasi perubahan tersebut.
Kesimpulan
Checklist sebelum sewa mesin fotocopy membantu perusahaan menghindari perangkat yang terlalu kecil atau terlalu besar. Data pengguna, volume, ukuran dokumen, kebutuhan scan, lokasi, dan cakupan service menjadi dasar penawaran yang lebih relevan.
